Электронный документооборот для концерна "КАЛИНА"

ОАО «Концерн «КАЛИНА» (г. Екатеринбург) приступило к промышленной эксплуатации системы «Электронный архив», разработанной на основе системы электронного документооборота CompanyMedia.

Концерн "КАЛИНА" - крупнейший производитель парфюмерии, косметики и бытовой химии в России.

Ежедневно сотрудниками Концерна создается и обрабатывается несколько сотен документов. Огромный их массив, децентрализованное хранение, увеличение и усложнение документопотоков способствовали возникновению таких проблем, как: сложность поиска необходимой информации; сложность учета всех документов; сложность получения достоверной информации о текущем состоянии документов и вследствие этого отсутствие у руководства целостной картины происходящего на предприятии или в отдельных структурных подразделениях.

Для их ликвидации было принято решение создать инфраструктуру хранения документов и управления ими: электронный архив документов.

Чтобы выбрать наиболее подходящий для себя программный продукт, специалисты концерна «Калина» провели тендер. Основными требованиями, предъявляемыми к системе, были:

1) поддержка всех наиболее распространенных форматов электронных документов (текстовые, графические, аудио-, видео-файлы), возможность контроля типов всех вводимых в систему документов;

2) создание рубрикатора архива документов с древовидной структурой любого уровня сложности;

3) разграничение прав доступа на изменение документов;

4) установка ссылок с одного на другие, связанные с ним, документы;

5) протоколирование всех действий пользователей по внесению изменений в документы;

6) защита информации от несанкционированного доступа;

7) поиск документов по текстовым фрагментам и их совокупности, по атрибутам и их совокупности, поддержка возможности поиска только в актуальных версиях документов;

8) возможность расширения функционала системы до создания на ее основе системы электронного документооборота.

Рассмотрев все предложенные программные продукты, специалисты концерна остановились на системе «CompanyMedia-Библиотека электронных документов» (компания «ИнтерТраст»). Помимо соответствия всем предъявленным требованиям система также отличалась такими возможностями, как: возможность настроить или доработать систему, что позволяет учесть специфику бизнеса заказчика; способность системы работать в компаниях со сложной (несколько отделов, департаментов и т.п.), в том числе территориально-распределенной структурой (несколько филиалов, дочерних компаний, расположенных в разных городах в разных часовых поясах), что позволяет подключить к работе в ней сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний.

Практическая реализация проекта внедрения системы была возложена на «Интермаст», бизнес-партнера ИнтерТраст в Екатеринбурге.

Проект начался в октябре 2006 года. Сотрудники ОАО «Интермаст» провели обследование потребностей подразделений и специалистов ОАО «Концерн «КАЛИНА», доработали «CompanyMedia-Библиотека электронных документов» в соответствии с пожеланиями заказчика, обучили пользователей и технических специалистов работе с системой. В марте система, получившая название «Электронный архив», была сдана в промышленную эксплуатацию.

Внедрение системы позволило обеспечить централизованное структурированное хранение важных для бизнеса документов, что упростило их поиск, учет, контроль исполнения, преемственность информации «от поколения к поколению», что положительно сказывается на управляемости концерна в целом.

На сегодняшний день в информационной системе «Электронный архив» работают сотрудники 10 групп маркетинга Концерна.

Валерий Булевич, начальник отдела ИТ Концерна «Калина», отмечает: «Возможность, используя систему, быстро найти необходимый документ, обеспечивает сохранность, актуальность и доступность для сотрудников Концерна хранимых документов, что позволяет более оперативно и качественно выполнять свои профессиональные обязанности».

В будущем планируется увеличение пользователей системы за счет подключения к ней других подразделений Концерна, а также возможно создание на ее основе системы электронного документооборота.

ОАО «Концерн «КАЛИНА» - крупнейший российский производитель косметической продукции и средств личной гигиены. Концерн является одним из лидеров на российском парфюмерно-косметическом рынке. Ведущие бренды - «Черный жемчуг», «Чистая линия», «MIA», «100 Рецептов Красоты» и «Бархатные Ручки» в средствах по уходу за кожей, «32» и «Лесной бальзам» в средствах по уходу за полостью рта, «Черный Жемчуг» и «MIA» в декоративной косметике. На сегодняшний день Концерн "КАЛИНА" обладает производственным оборудованием, соответствующим самым строгим международным стандартам, а поставщиками компании являются крупнейшие в мире компании по производству сырья для парфюмерно-косметической продукции. В состав концерна "Калина", кроме фабрики в Екатеринбурге, входят: Kalina International SA (Швейцария), Дочернее предприятие "Паллада-Украина" (Украина), Kalina Overseas Holding B. V. (Нидерланды). ОАО Концерн "КАЛИНА" является владельцем контрольного пакета акций немецкой компании Dr. Scheller Cosmetics AG/ www.dr-scheller-cosmetics.com/.

Региональная торговая сеть концерна в России и странах СНГ состоит из 188 компаний-дилеров. Дополнительную информацию о Концерне можно найти по адресу www.kalina.org

ЗАО «Компания Интермаст» - Компания Интермаст была образована и успешно развивалась с 1990 года в г. Екатеринбурге. В 1993 году компания тесно стала сотрудничать с корпорацией IBM, с 1996 года является авторизованным бизнес партнером IBM в России, сертифицированным сервис центром IBM, и в 2003 году нашей компании был присвоен статус IBM Advanced Business Partner. С 2005 г. – Центр компетенции Lotus/Domino. Вот уже более пяти лет Интермаст тесно сотрудничает с компанией ИнтерТраст в области документационного обеспечения управления на основе Lotus/Domino (предлагает на рынке такие продукты как СЭД CompanyMedia и OfficeMedia).

ЗАО «Компания «ИнтерТраст» входит в пятерку лидеров российского рынка систем электронного документооборота. Она предоставляет комплекс услуг по созданию современных территориально-распределенных систем автоматизации документооборота, делопроизводства и бизнес-процессов, включающий: консалтинг в области документационного обеспечения управления, разработку, внедрение и сопровождение программного обеспечения, обучение пользователей работе с ним. Промышленные решения компании CompanyMedia© и OfficeMedia© являются одними из наиболее популярных на рынке как по категории решений для организаций крупного и среднего бизнеса, так и для предприятий малого бизнеса.